Z pojęciem dokumentu mamy kontakt aż nadto często. Stąd też winniśmy rozumieć, czym w rzeczywistości jest dokument oraz w jaki sposób wykorzystywać można przykładowe jego wzory a także szablony, które ułatwiają nam życie.

Dokumentem stały się dla nas akt notarialny, prawo jazy, dowód osobisty, umowa, dyplom ukończenia szkoły a często też ważny mail, lub inna informacja napisana elektronicznie. W takiej gęstwinie tak samo nazywanych dokumentów, trudno utworzyć uniwersalną definicję, która obejmowałaby wszystkie typy tzw. „dokumentów”. Można jednak stwierdzić, że pisma, o zwiększonej randze ich istotności. W taki prosty sposób określić można większość ważnych dokumentów, jednak na uwadze mieć należy, że nie idzie tu o ważność, albo też sentyment, jaki określona osoba czuje w stosunku do pisma, ale ważność dla kilku osób, urzędu/ów, instytucji państwowych, czy religijnych. Takie rozumienie także nie wyczerpuje tej kwestii, jednak pozwala nakreślić niejakie pojęcie o pismach.

Budowanie dokumentu, w uzależnieniu od jego złożoności, może być rzeczą czasochłonną, stąd też wielokrotnie wykorzystuje się w tym celu różnego rodzaju wzory oraz szablony. Korzyścią wypływającą z ich użycia jest przede wszystkim oszczędność czasu, który możemy spożytkować w innych celach. To także uproszczenie pewnych trybów, które wynikają m.in. z umiejętności budowania pism urzędowych, czy zasad budowania pism w ogóle. Czym więc są wzory oraz szablony?

Można stwierdzić, że są to określone schematy, dzięki którym można w dosyć łatwy oraz szybki sposób stworzyć nowe, podobne pismo urzędowe, lub inne. W sytuacji szablonów, będziemy mieli tutaj do czynienia z uzupełnianiem przygotowanych uprzednio miejsc edycji, po których uzupełnieniu tworzy się dokument. Jest to niezmiernie przydatne w pracy urzędniczej, albo takiej, w której do czynienia mamy z serią, albo powtarzalnością dokumentów o identycznym znaczeniu. Wzorem zaś mamy możliwość nazwać dokument, na przykładzie którego da radę stworzyć całkiem nowy dokument. Ten rodzaj schematu wymaga od twórcy nowego pisma trochę więcej uwagi oraz zaangażowania, gdyż informacje uwzględnione we wzorze nie są przepisywane co do słowa, a jedynie dopasowywane do określonej sytuacji.

Należy więc wykorzystywać uproszczenia, jakie dają nam wzory oraz szablony. W taki sposób bardzo prosto i szybko stworzymy odpowiedni rodzaj dokumentu.